ISO9001認證審核資料，應該怎樣妥善保存？

以下是妥善保存 ISO9001 認證審核資料的方法：

一、建立專門的文件管理系統(tǒng)

設立文件存儲區(qū)域

安排專門的房間或柜子作為文件存儲區(qū)域，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風良好，遠離火源、水源和易受損區(qū)域。

可以使用防火、防潮的文件柜或存儲箱，對重要文件進行分類存放。

制定文件編號和分類體系

為審核資料制定統(tǒng)一的文件編號規(guī)則，便于快速查找和識別。例如，可以按照部門、文件類型、時間順序等進行編號。

建立分類體系，將審核資料分為質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄表單等不同類別，分別存放。

使用文件管理軟件

考慮使用專業(yè)的文件管理軟件，對審核資料進行數(shù)字化管理。軟件可以幫助實現(xiàn)文件的存儲、檢索、版本控制等功能，提高文件管理的效率和準確性。

確保軟件具有備份和恢復功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。

二、明確文件保管責任

指定文件管理員

企業(yè)應指定專門的文件管理員，負責審核資料的保管、整理和更新工作。文件管理員應具備一定的文件管理知識和技能，熟悉 ISO9001 認證要求。

明確文件管理員的職責和權限，確保其能夠認真履行文件保管責任。

培訓相關人員

對涉及審核資料使用和保管的人員進行培訓，使其了解文件管理的重要性和方法。培訓內容包括文件的分類、編號、存儲、檢索、借閱等方面的知識。

強調文件的保密性和安全性，要求相關人員不得隨意泄露或損壞審核資料。

三、實施文件控制措施

版本控制

對審核資料進行版本控制，確保使用的文件是最新有效的版本。每次文件修訂后，應及時更新版本號，并記錄修訂內容和時間。

可以使用文件管理軟件或手動記錄的方式進行版本控制，確保文件的可追溯性。

借閱管理

建立文件借閱制度，明確借閱流程和審批權限。借閱人應填寫借閱申請表，經相關負責人批準后，方可借閱文件。

借閱期限應明確規(guī)定，借閱人應在規(guī)定期限內歸還文件。文件管理員應定期檢查借閱情況，確保文件的安全和完整。

定期審查和更新

定期對審核資料進行審查，檢查文件的有效性和適用性。如發(fā)現(xiàn)文件與實際情況不符或已過期，應及時進行修訂和更新。

審查和更新工作可以由文件管理員或相關部門負責人組織進行，確保審核資料始終符合 ISO9001 認證要求。

四、確保文件的安全性和保密性

備份文件

定期對審核資料進行備份，防止因意外情況導致文件丟失?？梢允褂猛獠看鎯υO備（如硬盤、U 盤）、云存儲等方式進行備份。

備份文件應存儲在安全的地方，并定期進行檢查和更新。

限制訪問權限

根據(jù)文件的重要性和保密性，設置不同的訪問權限。只有經過授權的人員才能訪問敏感文件，如質量手冊、程序文件等。

可以使用密碼保護、訪問控制列表等技術手段，限制文件的訪問權限。

防止文件損壞和丟失

采取措施防止文件損壞和丟失，如避免文件受潮、受熱、受陽光直射等。在文件存儲和使用過程中，要輕拿輕放，避免折疊、劃傷等。

如發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失，應及時采取措施進行修復或補充。

***妥善保存 ISO9001 認證審核資料需要企業(yè)建立專門的文件管理系統(tǒng)，明確文件保管責任，實施文件控制措施，確保文件的安全性和保密性。只有這樣，才能保證審核資料的完整、準確、有效，為企業(yè)的質量管理體系運行提供有力支持。