ISO9001認(rèn)證審核資料，應(yīng)該怎樣妥善保存？

以下是妥善保存 ISO9001 認(rèn)證審核資料的方法：

一、建立專門的文件管理系統(tǒng)

1. 設(shè)立文件存儲(chǔ)區(qū)域

• 安排專門的房間或柜子作為文件存儲(chǔ)區(qū)域，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好，遠(yuǎn)離火源、水源和易受損區(qū)域。

• 可以使用防火、防潮的文件柜或存儲(chǔ)箱，對(duì)重要文件進(jìn)行分類存放。

2. 制定文件編號(hào)和分類體系

• 為審核資料制定統(tǒng)一的文件編號(hào)規(guī)則，便于快速查找和識(shí)別。例如，可以按照部門、文件類型、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)。

• 建立分類體系，將審核資料分為質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄表單等不同類別，分別存放。

3. 使用文件管理軟件

• 考慮使用專業(yè)的文件管理軟件，對(duì)審核資料進(jìn)行數(shù)字化管理。軟件可以幫助實(shí)現(xiàn)文件的存儲(chǔ)、檢索、版本控制等功能，提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性。

• 確保軟件具有備份和恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。

二、明確文件保管責(zé)任

1. 指定文件管理員

• 企業(yè)應(yīng)指定專門的文件管理員，負(fù)責(zé)審核資料的保管、整理和更新工作。文件管理員應(yīng)具備一定的文件管理知識(shí)和技能，熟悉 ISO9001 認(rèn)證要求。

• 明確文件管理員的職責(zé)和權(quán)限，確保其能夠認(rèn)真履行文件保管責(zé)任。

2. 培訓(xùn)相關(guān)人員

• 對(duì)涉及審核資料使用和保管的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解文件管理的重要性和方法。培訓(xùn)內(nèi)容包括文件的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、借閱等方面的知識(shí)。

• 強(qiáng)調(diào)文件的保密性和安全性，要求相關(guān)人員不得隨意泄露或損壞審核資料。

三、實(shí)施文件控制措施

1. 版本控制

• 對(duì)審核資料進(jìn)行版本控制，確保使用的文件是最新有效的版本。每次文件修訂后，應(yīng)及時(shí)更新版本號(hào)，并記錄修訂內(nèi)容和時(shí)間。

• 可以使用文件管理軟件或手動(dòng)記錄的方式進(jìn)行版本控制，確保文件的可追溯性。

2. 借閱管理

• 建立文件借閱制度，明確借閱流程和審批權(quán)限。借閱人應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱文件。

• 借閱期限應(yīng)明確規(guī)定，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件。文件管理員應(yīng)定期檢查借閱情況，確保文件的安全和完整。

3. 定期審查和更新

• 定期對(duì)審核資料進(jìn)行審查，檢查文件的有效性和適用性。如發(fā)現(xiàn)文件與實(shí)際情況不符或已過(guò)期，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂和更新。

• 審查和更新工作可以由文件管理員或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行，確保審核資料始終符合 ISO9001 認(rèn)證要求。

四、確保文件的安全性和保密性

1. 備份文件

• 定期對(duì)審核資料進(jìn)行備份，防止因意外情況導(dǎo)致文件丟失?？梢允褂猛獠看鎯?chǔ)設(shè)備（如硬盤、U 盤）、云存儲(chǔ)等方式進(jìn)行備份。

• 備份文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全的地方，并定期進(jìn)行檢查和更新。

2. 限制訪問(wèn)權(quán)限

• 根據(jù)文件的重要性和保密性，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)敏感文件，如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等。

• 可以使用密碼保護(hù)、訪問(wèn)控制列表等技術(shù)手段，限制文件的訪問(wèn)權(quán)限。

3. 防止文件損壞和丟失

• 采取措施防止文件損壞和丟失，如避免文件受潮、受熱、受陽(yáng)光直射等。在文件存儲(chǔ)和使用過(guò)程中，要輕拿輕放，避免折疊、劃傷等。

• 如發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。

***妥善保存 ISO9001 認(rèn)證審核資料需要企業(yè)建立專門的文件管理系統(tǒng)，明確文件保管責(zé)任，實(shí)施文件控制措施，確保文件的安全性和保密性。只有這樣，才能保證審核資料的完整、準(zhǔn)確、有效，為企業(yè)的質(zhì)量管理體系運(yùn)行提供有力支持。