在 ISO9001 認(rèn)證周期內(nèi)，企業(yè)可以從以下幾個(gè)方面配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)：
一、認(rèn)證準(zhǔn)備階段
提供準(zhǔn)確信息
在與認(rèn)證機(jī)構(gòu)溝通的初期，企業(yè)應(yīng)準(zhǔn)確提供自身的基本信息，包括企業(yè)名稱(chēng)、地址、經(jīng)營(yíng)范圍、組織架構(gòu)、人員數(shù)量等。確保這些信息的真實(shí)性和完整性，以便認(rèn)證機(jī)構(gòu)能夠準(zhǔn)確評(píng)估企業(yè)的規(guī)模和認(rèn)證需求。
例如，如果企業(yè)有多個(gè)生產(chǎn)基地或分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)明確告知認(rèn)證機(jī)構(gòu)，以便其合理安排審核資源和時(shí)間。
確定認(rèn)證范圍
與認(rèn)證機(jī)構(gòu)共同確定認(rèn)證的范圍，明確哪些產(chǎn)品或服務(wù)、哪些部門(mén)和活動(dòng)將納入認(rèn)證范圍。這需要企業(yè)對(duì)自身的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面梳理，確保認(rèn)證范圍能夠準(zhǔn)確反映企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況。
例如，如果企業(yè)同時(shí)生產(chǎn)多種產(chǎn)品，但只有部分產(chǎn)品需要進(jìn)行 ISO9001 認(rèn)證，應(yīng)明確告知認(rèn)證機(jī)構(gòu)，避免認(rèn)證范圍的模糊或擴(kuò)大。
配合文件審查
認(rèn)證機(jī)構(gòu)通常會(huì)對(duì)企業(yè)提交的質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行審查。企業(yè)應(yīng)按照認(rèn)證機(jī)構(gòu)的要求，及時(shí)提供質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件，并確保文件的內(nèi)容符合 ISO9001 標(biāo)準(zhǔn)的要求。
在文件審查過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)積極配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)和建議，對(duì)文件進(jìn)行修改和完善，以提高文件的質(zhì)量和可操作性。
二、審核實(shí)施階段
安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)
企業(yè)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)與認(rèn)證機(jī)構(gòu)的溝通和協(xié)調(diào)，確保審核工作的順利進(jìn)行。這個(gè)人應(yīng)熟悉企業(yè)的質(zhì)量管理體系和審核流程，能夠及時(shí)回答審核員的問(wèn)題，提供所需的文件和資料。
例如，在審核前，負(fù)責(zé)人可以與審核員溝通審核的具體安排和注意事項(xiàng)，為審核員提供必要的辦公設(shè)施和工作條件。
組織內(nèi)部培訓(xùn)
在審核前，企業(yè)可以組織內(nèi)部培訓(xùn)，向員工傳達(dá)審核的重要性和要求，提高員工的配合度和質(zhì)量意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括 ISO9001 標(biāo)準(zhǔn)的基本知識(shí)、審核流程、員工的職責(zé)和義務(wù)等。
例如，培訓(xùn)可以讓員工了解審核員可能會(huì)提出的問(wèn)題，以及如何正確回答這些問(wèn)題，避免因員工的不了解而影響審核結(jié)果。
配合現(xiàn)場(chǎng)審核
在現(xiàn)場(chǎng)審核過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)積極配合審核員的工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息和資料。審核員可能會(huì)對(duì)企業(yè)的各個(gè)部門(mén)、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、倉(cāng)庫(kù)等進(jìn)行檢查，企業(yè)應(yīng)安排相關(guān)人員陪同審核，及時(shí)解答審核員的問(wèn)題。
例如，如果審核員要求查看某個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作記錄，企業(yè)應(yīng)迅速提供相應(yīng)的記錄，并解釋記錄的內(nèi)容和用途。
及時(shí)整改不符合項(xiàng)
審核過(guò)程中，審核員可能會(huì)發(fā)現(xiàn)一些不符合項(xiàng)。企業(yè)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待這些不符合項(xiàng)，及時(shí)制定整改措施，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成整改。整改措施應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，能夠有效解決問(wèn)題，防止類(lèi)似問(wèn)題的再次發(fā)生。
例如，如果審核員發(fā)現(xiàn)某個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)存在質(zhì)量控制問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)立即分析原因，制定改進(jìn)措施，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保問(wèn)題得到徹底解決。
三、認(rèn)證保持階段
持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系
獲得認(rèn)證后，企業(yè)不應(yīng)放松對(duì)質(zhì)量管理體系的要求，而應(yīng)持續(xù)改進(jìn)體系的有效性。企業(yè)可以通過(guò)內(nèi)部審核、管理評(píng)審、數(shù)據(jù)分析等方式，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取改進(jìn)措施，提高產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。
例如，企業(yè)可以定期對(duì)質(zhì)量管理體系進(jìn)行內(nèi)部審核，檢查體系的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。同時(shí)，企業(yè)可以收集客戶(hù)反饋、市場(chǎng)信息等，分析產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量趨勢(shì)，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施。
配合監(jiān)督審核
認(rèn)證機(jī)構(gòu)會(huì)定期對(duì)企業(yè)進(jìn)行監(jiān)督審核，以確保企業(yè)持續(xù)符合 ISO9001 標(biāo)準(zhǔn)的要求。企業(yè)應(yīng)積極配合監(jiān)督審核工作，提供必要的支持和配合。在監(jiān)督審核前，企業(yè)可以進(jìn)行自我檢查，確保質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運(yùn)行。
例如，在監(jiān)督審核前，企業(yè)可以對(duì)上次審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行復(fù)查，確保整改措施得到有效落實(shí)。同時(shí)，企業(yè)可以對(duì)質(zhì)量管理體系的文件進(jìn)行更新和完善，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和變化。
及時(shí)溝通反饋
在認(rèn)證周期內(nèi)，企業(yè)如果遇到與質(zhì)量管理體系相關(guān)的問(wèn)題或變化，應(yīng)及時(shí)與認(rèn)證機(jī)構(gòu)溝通反饋。例如，如果企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍發(fā)生變化、組織架構(gòu)調(diào)整、法律法規(guī)更新等，應(yīng)及時(shí)通知認(rèn)證機(jī)構(gòu)，以便認(rèn)證機(jī)構(gòu)評(píng)估這些變化對(duì)認(rèn)證的影響，并提供相應(yīng)的指導(dǎo)和建議。
例如，如果企業(yè)引入了新的生產(chǎn)工藝或技術(shù)，應(yīng)及時(shí)評(píng)估其對(duì)質(zhì)量管理體系的影響，并與認(rèn)證機(jī)構(gòu)溝通，確定是否需要對(duì)體系進(jìn)行調(diào)整和完善。
