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發(fā)布時(shí)間: | 2024-08-14 16:02 |
最后更新: | 2024-08-14 16:02 |
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對于質(zhì)量管理系統(tǒng)而言,重要的考慮因素之一是該系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的能力,并且它能隨著流程的改進(jìn)而靈活地改變。有效的質(zhì)量管理系統(tǒng)會(huì)自適應(yīng)你的業(yè)務(wù)流程,而不是相反。你不應(yīng)該花時(shí)間讓流程對技術(shù)進(jìn)行妥協(xié)。
質(zhì)量管理系統(tǒng)應(yīng)該由用戶對以下條目進(jìn)行配置:
工作流程和表單;
報(bào)告模板;
審核清單。
這種真正的靈活性將為你的投資帶來的價(jià)值,因?yàn)樗梢噪S著企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展而進(jìn)行調(diào)整。
盡管讓員工參與質(zhì)量流程非常重要,旦流程本身也需要相互關(guān)聯(lián)。流程相互“關(guān)聯(lián)”的含義是:當(dāng)我們建立流程時(shí),需要確保它們將信息從一個(gè)地方傳遞到另一個(gè)地方。我們要確保一個(gè)流程的相關(guān)信息能夠完整地進(jìn)入下一個(gè)流程,避免信息丟失??蛻敉对V就是一個(gè)很好的例子。大多數(shù)情況下,我們會(huì)對投訴進(jìn)行評估,在進(jìn)行后續(xù)調(diào)查。在連接的流程中,信息可以從投訴自動(dòng)地傳遞到調(diào)查環(huán)節(jié),在這一過程中不需要手動(dòng)重新輸入信息。那么這些信息是否會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)入糾正措施流程?信息是否能夠被傳遞?這是從事件檢測到事件糾正過程中信息的無縫移動(dòng)問題。一旦我們采取了糾正措施,我們又如何獲取和報(bào)告這些信息并推動(dòng)組織變革?這些流程涉及業(yè)務(wù)的不同部分,但是在一個(gè)高效運(yùn)營的組織中,這些流程都與“質(zhì)量故事”相關(guān)。
在一個(gè)理想的狀態(tài)下,你希望流程能夠保持一致、協(xié)調(diào)和標(biāo)準(zhǔn)化,以便將所有環(huán)節(jié)從頭到尾連接起來,沒有數(shù)據(jù)或信息丟失,從而形成一個(gè)完整的“故事”。但是,對于正在審視這個(gè)“故事”的人(如審核員和檢查員)來說,這個(gè)“故事”的關(guān)鍵組成部分是什么?
擁有一套相互關(guān)聯(lián)的流程會(huì)改變游戲規(guī)則。在理想狀態(tài)下,你需要一個(gè)能夠隨時(shí)進(jìn)行檢查的方法。這樣,當(dāng)審核員提出問題時(shí),你只需提取一份顯示整個(gè)“故事”的報(bào)告投訴是如何進(jìn)來的,你如何調(diào)查并采取糾正措施,以及由此帶來的行動(dòng)或變化等。這就是的組織所做的事情,而這也正是我們所期望的。
這是關(guān)于整個(gè)質(zhì)量生命周期中的可見性和控制問題。換句話說,從我們檢測到事件(無論是與客戶相關(guān)、產(chǎn)品相關(guān)還是與流程相關(guān)),到調(diào)查并糾正該事件,再到外部力量(如供應(yīng)商)的參與,乃至對該產(chǎn)品或流程進(jìn)行報(bào)告和改進(jìn),必須有一個(gè)系統(tǒng)對所有環(huán)節(jié)進(jìn)行追蹤,并將其全部集中到一個(gè)地方。簡單和孤立的信息無法做到這一點(diǎn),這是ISO標(biāo)準(zhǔn)中動(dòng)態(tài)的一部分。
我經(jīng)常被問到一個(gè)問題是:“應(yīng)該如何開始識(shí)別我的風(fēng)險(xiǎn)?”首先,你需要檢查你所在組織的運(yùn)營狀況,在這些運(yùn)營中尋找潛在的危害,并對它們進(jìn)行分類。
你可以像平常一樣調(diào)查和審核你的運(yùn)營情況,但一定要從所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域中找出潛在的危害,考慮可能發(fā)生的問題以及發(fā)生的概率。你可能會(huì)遇到很多種可能存在的危害,關(guān)鍵是收集和分析這些危害,然后對它們進(jìn)行分類,這被稱為風(fēng)險(xiǎn)分類法。通過分類,你可以更好地理解危害。然后,你可以創(chuàng)建危害嚴(yán)重程度和危害發(fā)生頻率(即發(fā)生危害的可能性)的基礎(chǔ)量表。你可以納入更多的可變性,而它是識(shí)別組織總體風(fēng)險(xiǎn)水平簡單和合乎邏輯的方式。
下一步是計(jì)算你的風(fēng)險(xiǎn)。評估風(fēng)險(xiǎn)有多種方法,但本質(zhì)上是對組成部分進(jìn)行計(jì)算,以量化風(fēng)險(xiǎn)。在這樣做時(shí),請記住,風(fēng)險(xiǎn)評估不是自動(dòng)實(shí)現(xiàn)的。數(shù)學(xué)難以捉摸,并不能解決所有問題,特別是運(yùn)營問題。我們經(jīng)常聽到有人利用風(fēng)險(xiǎn)評估工具來計(jì)算風(fēng)險(xiǎn),讓工具來確定風(fēng)險(xiǎn)。事實(shí)上,風(fēng)險(xiǎn)評估工具可以指導(dǎo)你的決策和風(fēng)險(xiǎn)計(jì)算,但是如何處理風(fēng)險(xiǎn)的決定還是應(yīng)該由人來做出,該工具僅供參考。大多數(shù)人會(huì)使用現(xiàn)實(shí)世界中的數(shù)據(jù)測試他們的風(fēng)險(xiǎn)工具,以確認(rèn)計(jì)算是否真實(shí)地反映了現(xiàn)實(shí)世界。雖然可能有必要對數(shù)學(xué)公式進(jìn)行一些調(diào)整,但風(fēng)險(xiǎn)的處理應(yīng)該被理解為人員、流程和工具的組合。
下一步是如果存在需要減輕的風(fēng)險(xiǎn)時(shí),你需要做些什么。這是跨職能團(tuán)隊(duì)大展身手的時(shí)候,他們通過審查不同的風(fēng)險(xiǎn)結(jié)果,確定你將如何處理不同水平的風(fēng)險(xiǎn)。
風(fēng)險(xiǎn)處理通常可以分為以下幾大類:
接受:如果值得冒險(xiǎn),那么就直面它。
降低:采取措施減輕風(fēng)險(xiǎn)。
轉(zhuǎn)移:將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁給合作伙伴或供應(yīng)商。
避免:完全停止這個(gè)流程。
每家企業(yè)都有處理風(fēng)險(xiǎn)的不同方法,如何正確解釋風(fēng)險(xiǎn)水平是由你的團(tuán)隊(duì)決定的。一旦確定之后,就要采取行動(dòng),這是你的質(zhì)量管理流程體現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的地方。你可以根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)或風(fēng)險(xiǎn)處理方案來啟動(dòng)糾正或預(yù)防措施。你還可以展開相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別的行動(dòng),采取特定的變革管理,或采取行動(dòng)計(jì)劃來解決問題,你希望有適當(dāng)?shù)膱?bào)告能隨時(shí)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析,以便了解主要風(fēng)險(xiǎn)在哪里,以及組織在降低風(fēng)險(xiǎn)方面的整體表現(xiàn)等。
當(dāng)談到業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí),運(yùn)營領(lǐng)域不再是孤立的一部分。無論是生產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)還是質(zhì)量系統(tǒng),在整個(gè)業(yè)務(wù)中進(jìn)行交互、協(xié)作和協(xié)調(diào)的能力,是發(fā)現(xiàn)流程中所有縫隙的關(guān)鍵。這也創(chuàng)造了從一個(gè)作業(yè)區(qū)到下一個(gè)作業(yè)區(qū)的可見性。整合你的系統(tǒng)非常重要。在選擇系統(tǒng)時(shí),請記住解決方案中提供的整合選項(xiàng)。要避免那些聲稱是整合的,但只會(huì)進(jìn)行基本“查找”的方案。盡管這些系統(tǒng)也很強(qiáng)大,且消除了某種程度的數(shù)據(jù)重復(fù)輸入,但真正的整合不僅是從生產(chǎn)系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù),還會(huì)將數(shù)據(jù)反饋到這些系統(tǒng),如不合格品問題、質(zhì)量活動(dòng)的總體成本等。
真正的整合可以為你提供企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng)的可見性,從而更快地解決質(zhì)量相關(guān)問題,不會(huì)造成生產(chǎn)損失,并在運(yùn)營區(qū)域之間實(shí)現(xiàn)更好的協(xié)作。
當(dāng)你讓一個(gè)質(zhì)量管理系統(tǒng)自動(dòng)化運(yùn)行時(shí),會(huì)創(chuàng)建大量數(shù)據(jù)。如果沒有一些方便的數(shù)據(jù)訪問方式,該質(zhì)量管理系統(tǒng)就很難獲得有關(guān)質(zhì)量的趨勢和見解。倘若用戶只能使用自己的設(shè)備手動(dòng)過濾數(shù)據(jù),甚至將結(jié)果導(dǎo)出到外部系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)告,那將是一項(xiàng)非常耗時(shí)的工作,可能會(huì)導(dǎo)致在查找、過濾和報(bào)告數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生時(shí)間管理問題。軟件系統(tǒng)通常會(huì)提供一些搜索功能,但由于涉及很多方面,可能需要管理干預(yù)。
僅僅擁有搜索功能通常是不夠的,系統(tǒng)不僅要能夠在別上進(jìn)行搜索,而且還要能夠在多個(gè)條件和記錄內(nèi)搜索,甚至可以在嵌入記錄的附件中進(jìn)行搜索。同時(shí),對數(shù)據(jù)進(jìn)行報(bào)告的方式有很多種。報(bào)告是獲取正確信息進(jìn)行管理的驅(qū)動(dòng)因子,如果沒有能力報(bào)告數(shù)據(jù)并且實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)的可視化,管理層就會(huì)失明。管理層需要的報(bào)告能夠快速創(chuàng)建,因此要尋找允許用戶快速有效地創(chuàng)建報(bào)告模板的系統(tǒng)。此外,要確保系統(tǒng)擁有自有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的報(bào)告工具,或它能無縫整合入現(xiàn)有工具中。通常,將報(bào)告功能外包給第三方的系統(tǒng)需要額外的報(bào)告工具許可,以及對管理員和用戶而言難度較高的學(xué)習(xí)曲線,這可能會(huì)增加購買系統(tǒng)的成本。
強(qiáng)大的搜索功能對質(zhì)量管理系統(tǒng)的成功非常重要。對于報(bào)告而言,在系統(tǒng)中內(nèi)置集成報(bào)告工具的功能非常重要。這不僅使系統(tǒng)易于使用,避免從一個(gè)應(yīng)用程序跳到另一個(gè)應(yīng)用程序,還可以節(jié)省維護(hù)和升級(jí)第三方應(yīng)用程序的相關(guān)管理成本。如果想測試系統(tǒng)能否真正集成報(bào)告工具,只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo),看看能否直接從報(bào)告工具生成的圖形圖表中找到圖表所反映的實(shí)際質(zhì)量記錄。