中小企業(yè)如何提升OA辦公軟件的使用率？

OA辦公軟件的使用率可以作為提升辦公效率的方式之一，良好的辦公效率是實(shí)現(xiàn)OA目標(biāo)和作用的必要保障，OA辦公軟件的根本目標(biāo)是提升中小企業(yè)內(nèi)部協(xié)同的效率，OA是企業(yè)信息化和數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)不可缺少的部分，降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理成本。

1、OA功能與需求的保障

一些企業(yè)用戶在OA需求和規(guī)劃時(shí)，往往只有一個(gè)淺顯的概念，對(duì)于應(yīng)用OA辦公軟件要到達(dá)什么樣的目標(biāo)效果，以及如何規(guī)劃沒(méi)有具體的落實(shí)，這些將會(huì)影響到OA辦公軟件的作用和實(shí)用性，進(jìn)而會(huì)影響工作使用時(shí)的效果。

若是OA系統(tǒng)沒(méi)有結(jié)合公司自身的實(shí)際需要，導(dǎo)致OA的模塊應(yīng)用始終停留在表面，在后續(xù)OA系統(tǒng)在使用中發(fā)揮“可有可無(wú)”作用。

2、OA軟件產(chǎn)品的保障

OA辦公軟件在功能需求上要結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際需求， 模塊功能使用簡(jiǎn)單、便捷，從而讓員工更容易熟悉和接受，有利于提升工作效率。中小企業(yè)OA需求的多樣性，良好的擴(kuò)展性、容易維護(hù)是產(chǎn)品技術(shù)層面上的保障，反之服務(wù)代價(jià)高無(wú)法通過(guò)其他方式彌補(bǔ)，避讓影響軟件的正常使用和推廣。

3、OA與企業(yè)管理制度相結(jié)合的保障

很多中小企業(yè)缺乏相應(yīng)的制度保障，也是導(dǎo)致造成OA辦公軟件使用率低下的重要原因之一，OA辦公軟件作為管理軟件必須和企業(yè)日常的管理制度緊密結(jié)合。不同部門(mén)的需求和出發(fā)點(diǎn)也不同，會(huì)有各種問(wèn)題和不同意見(jiàn)，因此制度保障和執(zhí)行力到位尤為關(guān)鍵，需要做到以下幾點(diǎn)：

（1）OA軟件和企業(yè)日常管理的結(jié)合

如：企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理制度（報(bào)銷(xiāo)、款項(xiàng)支付等），人事管理制度（入職、離職等）、考勤管理制度（遲到、早退等）等，都可以在OA中落實(shí)，真正做到OA與企業(yè)管理的緊密結(jié)合，構(gòu)建高效協(xié)同協(xié)作的管理平臺(tái)。

（2）建立OA內(nèi)部的運(yùn)行管理制度

OA辦公軟件在企業(yè)內(nèi)部使用初期， 必然后遇到各種人為的阻力和困難，為了保證后續(xù)在OA系統(tǒng)的高效使用，企業(yè)需要有相關(guān)的制度作為保證。

（3）OA內(nèi)部推廣過(guò)程中的執(zhí)行力到位

在具體的使用中，可能會(huì)出現(xiàn)各種不同的反對(duì)意見(jiàn)，當(dāng)反對(duì)的意見(jiàn)到一定程度時(shí)，企業(yè)負(fù)責(zé)人便會(huì)對(duì)OA軟件作用產(chǎn)生質(zhì)疑，從而邊緣化，甚至是被擱置，因此使用初期就形成良好的日常制度管理。

4、通過(guò)手機(jī)OA移動(dòng)辦公提升使用率

手機(jī)OA辦公目前更容易被中小企業(yè)用戶所接受，可以讓企業(yè)內(nèi)部的各類(lèi)信息及時(shí)的送達(dá)，真正實(shí)現(xiàn)高效的協(xié)同與協(xié)作，這些提升OA辦公軟件使用率的有利條件。移動(dòng)端的方式更適合經(jīng)常外出的企業(yè)負(fù)責(zé)人和無(wú)法固定辦公的人員，將移動(dòng)+PC一體化協(xié)同辦公的組合效應(yīng)，進(jìn)一步提升了中小OA辦公軟件的辦公效果。